¿Y si no necesitás hacer más?

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¿Y si no necesitás una agenda nueva, otra herramienta ni un método para organizarte mejor? ¿Y si algunas de las cosas que hoy te quitan tiempo pudieran dejar de ocupar tanto espacio en tu trabajo? ¿Por dónde empezarías a mirar?

Hay algo que me está pasando últimamente y que me llevó a revisar algunas de las cosas que hago y, sobre todo, cómo las hago. Desde que retomé Efecto Bling, empiezo a notar que algunas cosas que antes funcionaban bastante fluidas ya no terminan de encajar.

Además de Bling, tengo otro proyecto entre manos que todavía no estoy pudiendo poner en marcha como me gustaría. Oh, Capitan, my Capitan… o debería decir: «oh, maldito perfeccionismo, dejame vivir mi vida en paz!» ? jaja. En fin, el tema es que empecé a darme cuenta de que estoy sacrificando tiempo personal para poder hacer todo lo que quiero hacer y eso sí que no me hizo mucha gracia.

Cuestión, el día sigue teniendo las mismas horas así que, por más que una se entusiasme con una idea, quiera desarrollar un proyecto nuevo o encuentre otras cosas que le gustaría hacer, el tiempo disponible sigue siendo el mismo, no se extiende por el simple deseo de que eso suceda.

Hace unas semanas ya que me di cuenta de algo obvio: cuando sumamos algo nuevo, necesariamente tenemos que revisar cómo estamos distribuyendo lo que ya teníamos.

El tema es que recién esta semana me puse manos al asunto,  ya en términos menos abstactos: qué vamos a dejar de hacer, qué vamos a hacer de otra manera y qué estamos dispuestas a sacrificar para que todo entre en la agenda. Sobre destilar ese TODO hablamos la semana pasada.

Esta semana vamos a intentar descifrar cómo sacrificar menos, porque sí, sacrificar, al parecer, hay que sacrificar… Aunque a veces nos guste pensar que podemos reorganizarnos, optimizar los tiempos y encontrar una herramienta que nos resuelva el asunto, en algún momento tenemos que reconocer que los recursos son limitados: el tiempo y la energía disponible son dos de ellos.

Pero antes de resignarme como un borrego a quitar tiempo de mis miradas al techo, mis paseos por el bosque o mis tiempos de lectura y mis intereses no redituables (que sí, suelen ser los primeros tiempos  que vuelan por los aires cuando tenemos una casa, un marido, una hija, una madre que nos necesita más que antes y tres empresas) para hacer lugar a lo nuevo, decidí observar qué estaba pasando.

Espejito, espejito

¿Qué era lo que más tiempo me llevaba? ¿Qué cosas estaba haciendo que podría resolver de otra manera? ¿Había tareas que estaba repitiendo innecesariamente? ¿Y qué partes de mi trabajo quería conservar tal como estaban? Porque una cosa es querer hacer más espacio para un proyecto y otra bastante diferente, terminar convirtiendo todo lo que hago en una carrera por llegar a cumplir.

Y ahí fue cuando empecé a revisar mis procesos.

Una de las cosas que más tiempo me saca cuando publico un artículo en el blog es preparar las imágenes. Necesito una imagen cuadrada para la portada, una horizontal para compartir el artículo en redes como Facebook o LinkedIn y otra de 1080 x 1440 px para Instagram. Es decir, tengo una idea, escribo el artículo, pienso cómo quiero representarlo visualmente y después tengo que resolver las adaptaciones para los distintos formatos. Algo que podría llevarme veinte minutos como mucho termina llevándome dos horas.

Ajá, ahí hay una parte del trabajo que me lleva bastante tiempo.

Mi primera reacción fue pensar que necesitaba crear plantillas. Tener un diseño básico para cada formato que me permitiera adaptar la imagen sin tener que empezar de cero cada vez, pero eso me hizo pensar que las plantillas a la vez me parecen aburridas. Hasta ahí, todo bastante lógico y bastante personal.

Pero antes de ponerme a diseñar las plantillas que no me resultaran aburridas, me detuve a pensar en algo que es importante para mí: ¿qué parte de ese proceso quiero seguir haciendo yo?

Porque resulta que hay una parte de la creación de imágenes que me encanta!!  Me gusta pensar qué podría representar una idea, con que imagen puedo simbolizar lo que estoy contando, cómo puedo construir algo visual que transmita sin necesidad de explicarlo todo con palabras. Lo visual, para mi, es  la textura del pensamiento.

Ahora el insight: si era una de esas cosas que más disfruto hacer ¿por qué iba a buscar la manera de sacármela de encima?

Podría delegar toda la creación de imágenes. Podría utilizar a la IA para generar las tres versiones a partir de una descripción. Tengo Canva o Adobe Express que me permitirían resolverlo de una manera bastante más rápida. Pero también estaría eliminando una parte del proceso que disfruto y que, además, forma parte de mi manera de pensar y contar las cosas.

Y yo no quiero eso.

Lo que quiero es dejar de invertir tiempo de más en las partes que no me interesan tanto para poder disfrutar el tiempo que dedico a las que sí.

Cuando hablamos de organizar el trabajo, automatizar tareas o mejorar la productividad, solemos pensar en cómo hacer todo más rápido. Pero ¿cuántas veces nos detenemos a pensar qué cosas queremos seguir haciendo, incluso cuando nos llevan tiempo?

En mi caso, no quiero dejar de pensar las imágenes, solo quiero encontrar una manera de resolver las adaptaciones de esas imágenes sin tener que volver a hacer todo el trabajo. Y esa diferencia cambia bastante la solución que voy a buscar.

Desarmar el proceso para entenderlo

Hay algo que hago siempre que quiero resolver una cuestión de este tipo: agarro un papel y un lápiz y empiezo a reconstruir lo que hago. Mi hermano desarmaba sus juguetes para ver cómo funcionaban, yo desarmo mis procesos. Me gusta entenderlos de principio a fin. Es una parte bastante ñoña mía, lo reconozco. Me interesa ver cómo se conectan las cosas, qué sucede primero, qué viene después y de qué manera una decisión, a veces minúscula, termina afectando al resto.

Lo primero que hago es intentar poner en el papel lo que ya hago de forma natural. Es decir, no empiezo pensando en cómo debería hacerlo. Empiezo registrando la manera en que ya lo estoy haciendo. Parece una pavada, pero no lo es. Si nos ponemos una mano en el corazón  cuántas veces tenés una idea de cómo funciona nuestro trabajo que está a años luz de lo que hacemos en la práctica. Hay pasos que fuimos incorporando sin darnos cuenta, cosas que hacemos por costumbre y otras que alguna vez tuvieron sentido, pero que seguimos repitiendo aunque las circunstancias hayan cambiado.

Entonces, primero observo.

Después trato de entender.

Una vez que tengo el proceso más o menos desplegado en el papel, empiezo a distinguir las distintas partes y para eso, uso colores.

Con un color marco las cosas que me gusta hacer, las que disfruto, las que me divierten o aquellas en las que siento que no hacerlo es no ser yo. En mi caso, ahí aparecen cosas como intuir lo que es preciso contar, crear, pensar, escribir, encontrar o crear una imagen que represente una idea, compartir procesos e insights.

Con otro color marco las cosas que me resultan particularmente pesadas, aburridas y/o hartantes, las que me agotan, o me llevan un tiempo que preferiría dedicar a otra cosa.

Y después queda todo lo demás. Las tareas que hay que hacer, que no me molestan, pero que tampoco me generan demasiado entusiasmo.

Es obvio que no estoy haciendo una clasificación científica ni pretendiendo que cada tarea pueda encajar perfectamente en una categoría. Me dejo llevar por mi genuino interés, satisfacción, alegría, aburrimiento. Observo cómo me siento mientras hago cada cosa y qué me pasa después de hacerla. Porque cuando tenemos todo mezclado en la cabeza, una tarea puede parecernos enorme. En cambio, cuando la desarmamos, empezamos a descubrir que está compuesta por partes diferentes y que no necesariamente tenemos que resolverlas todas de la misma manera.

Una parte quiero conservarla. Otra podría simplificarla. Quizás haya algo que directamente no necesito hacer. Y tal vez haya tareas que otra persona, una app, una IA podrían resolver mejor o más rápido que yo. Pero para saberlo, primero tengo que entender qué estoy haciendo.

No todo lo que lleva tiempo tiene que desaparecer

Una vez que identifico las partes que me resultan más pesadas, empiezo a buscar alternativas. Ahora veo mi proceso natural con ojos críticos ¿Hay algún paso que sobra? ¿Estoy haciendo dos veces lo mismo? porque sí, tiendo a complicar las cosas 🙂

Luego sigo por otro tipo de preguntas ¿Puedo preparar algo de antemano para no tener que repetirlo? ¿Existe una herramienta que me permita resolver esa parte más fácilmente? ¿Podría delegarla en alguien que disfrute haciendo ese trabajo y tenga las habilidades necesarias para hacerlo bien?

A veces la solución es una plantilla. Otras veces, una automatización. En algunos casos, la inteligencia artificial puede ayudarme a resolver una tarea concreta. Y en otros, la mejor alternativa es simplemente cambiar la secuencia de lo que hago.

No hay una única respuesta porque no todos los procesos tienen el mismo problema.

Volviendo a mi intíingulis chingulis  con las imágenes: mi intención es conservar a toda costa la parte creativa y simplificar la adaptación a los distintos formatos. Quiero tener una estructura que me permita trabajar sobre una misma idea visual sin tener que recrearla cada vez, pero que me de la suficiente flexibilidad como para no aburrirme.

No necesito que la herramienta piense por mí. Necesito que me ahorre el trabajo que no requiere que yo vuelva a pensar.

Y esta distinción es bastante importante cuando incorporamos inteligencia artificial a nuestro trabajo. Porque si no estamos atentos, la vagancia nos termina ganando la partida y corriéndonos de la ecuación de lo que es importante para nosotros. No se trata de preguntarnos qué cosas podemos hacer con IA, sino de entender para qué queremos utilizarla y qué parte del trabajo queremos que resuelva.

¿Cuáles son tus no negociables? Para mi el proceso creativo y las decisiones sobre las cosas.

Me gusta probar herramientas, soy medio ñoña-geek, amo descubrir nuevas posibilidades y experimentar con maneras diferentes de trabajar. De hecho, hay ocasiones en las que utilizo inteligencia artificial precisamente para explorar alternativas que quizás no se me habrían ocurrido por mi cuenta. Pero una cosa es utilizarla para ampliar mis posibilidades y otra es entregarle decisiones que quiero seguir tomando yo. Y menos que menos, regalarle los momentos en los que hacer me hace feliz.

Cuestión: no necesito intervenir en cada detalle de cada tarea. Pero sí quiero tener claro qué decisiones estoy delegando, cuáles estoy automatizando y cuáles quiero conservar.

Y para eso necesito conocer el proceso.

Hay cosas que podría automatizar, pero no quiero

Hay otro ejemplo que quiero compartirte, porque muestra que el tiempo que lleva una tarea no es el único criterio que deberíamos tener en cuenta.

Pensemos en la relación con las personas.

Responder correos, atender consultas, mantener conversaciones, contestar mensajes. Todo eso puede llevar bastante tiempo. Y, dependiendo del negocio, hay partes que podrían automatizarse perfectamente. Podría establecer respuestas automáticas, utilizar herramientas que clasifiquen los mensajes o crear sistemas que resuelvan determinadas consultas sin que yo tenga que intervenir personalmente. Sin embargo, hoy no quiero automatizar esa parte de mi trabajo.

¿Por qué? Porque disfruto del contacto con las personas. Me gusta conversar, entender qué le pasa a alguien, conocer sus preguntas y descubrir qué hay detrás de lo que me está contando. Esa interacción me genera placer y gratificación, también me devuelve un pulso que alimenta mi intuición y es parte de la experiencia que quiero construir con Efecto Bling.

Por eso me parece un poco antinatural buscar comunidades exorbitantes, porque es imposible recordar a las personas que la integran y mantener el tipo de relación que a mí me interesa. ¿Significa que nunca voy a automatizar nada relacionado con los correos o las conversaciones? No. No lo sé. Pero no quiero que la búsqueda de eficiencia termine eliminando algo que para mí tiene valor.

Acá aparece otro insight que quiero compartir con vos: no todo lo que podemos automatizar nos conviene automatizarlo.

A veces, una tarea lleva tiempo porque está mal resuelta. Otras veces, porque estamos haciendo cosas innecesarias. Pero también hay tareas que llevan tiempo porque implican una interacción humana, un trabajo creativo o una atención y eso es bueno. Eso nos alimenta de otras maneras. Eso puede tener una rentabilidad emocional o espiritual si viene al caso. El desafío está en distinguir unas de otras.

Obvio esta distinción no es universal. Lo que para mí puede ser una parte fundamental de mi trabajo, o de lo que disfruto de mi trabajo, para otra persona puede ser una tarea que preferiría delegar cuanto antes. Por eso me parece que revisar los procesos empieza por una pregunta bastante personal: ¿qué lugar quiero que ocupe esta actividad en mi manera de trabajar?

Después podemos hablar de herramientas, sistemas y automatizaciones. Pero primero necesitamos saber qué queremos resolver. Justo el otro día escuchaba a Estefi y pensaba que alineadas que estábamos en eso de ordenar antes de automatizar o distraernos con cosas random.

El asunto de las redes sociales

Hablando de procesos, qué temón el de las redes sociales.

Por un lado, me divierte pensar cómo puedo contar una idea de distintas maneras, jugar con la música, las imagenes y charlar a cámara. Me da placer buscar los distintos ángulos de un tema.

Lo que me cuesta, me estresa y me abruma es  todo lo que aparece alrededor: pensar en los resultados, preguntarme si el contenido va a funcionar, encontrar el hook adecuado y tratar de entender qué formato conviene utilizar para que una publicación tenga más posibilidades de llegar a otras personas. Me debato entre mi espiritu creativo y la lógica mercantilista de la atención dispersa. Me siento una delincuente si pienso en cómo secuestrar la atención de los que pasan escrolleando sin ton ni son.

No es que no quiera aprender sobre esas cosas. Si lo pienso desde mi yo curioso me interesa entender cómo funcionan las plataformas, probar distintas maneras de comunicar y descubrir qué puedo incorporar a mi trabajo. El problema aparece cuando esa exploración empieza a convertirse en una obligación y cuando esa obligación que condiciona todo lo demás volviendolo pesado y asfixiante.

Entonces me encuentro en una especie de lucha cotidiana tironeada por multiples necesidades:

Por un lado, sé que necesito algún sistema que me permita organizar las publicaciones, tener cierta previsibilidad y evitar estar pensando desde cero cada vez que quiero compartir algo.

Por otro, me resisto a la idea de tener un calendario tan estructurado que termine decidiendo de antemano todo lo que voy a publicar, independientemente de lo que esté pensando, viviendo o queriendo contar en ese momento, porque ahí siento que me desvanezco.

Digamos que tengo una parte bastante rebelde que no siempre se lleva bien con los sistemas.

Hay días en los que pienso que, si tuviera que graficar mi manera de trabajar tendría unos cuantos enanitos viviendo en mi cabeza.

Está Gruñón, que se resiste a tener un calendario de publicaciones porque no quiere que nadie le diga lo qué tiene que hacer. Está Sabio, que considera que todo se resolvería si tuviéramos un sistema perfectamente organizado. Y está Feliz, que puede pasarse tres horas pensando un artículo que no piensa publicar, simplemente porque le da felicidad pensar y unir ideas random.

Los tres tienen razón y los tres están equivocados, en especial cuando se entusiasman demasiado con su propia idea, y terminan por complicarme el día.

Así que, antes de ponerme a buscar una nueva herramienta, a veces necesito sentarlos a todos en la misma mesa y preguntarles qué estamos intentando resolver. En eso estoy, intentando encontrar una convergencia entre impulsos. Y como novedad para mi misma, estoy compartiendo ese proceso que solia permanecer subterráneo hasta que estuviera resuelto. Algo me hace pensar que puede ser más revelador para vos que el trabajo terminado.

Todavía estoy explorando cómo hacerlo. No tengo una fórmula cerrada y tampoco creo que necesariamente tenga que encontrar una que me sirva para siempre.

Por ahora, estoy probando una combinación: tener algunas estructuras que me faciliten el trabajo, pero dejar suficiente espacio para decidir qué hacer con ellas.

Tengo una parrilla de temas que me interesa desarrollar, algunas publicaciones preparadas y una idea general de lo que quiero compartir durante las próximas semanas. Pero eso no significa que tenga que publicar algo determinado un día determinado si aparece otra idea que me interesa más o si necesito dedicar ese tiempo a otra cosa.

También estoy probando utilizar herramientas para entender cómo funcionan los hooks, explorar alternativas o probar una manera diferente de presentar una idea. A veces las uso como referencia y después termino haciendo lo que se me ocurre, porque rebelde way, always! jajaa. Otras veces me divierte experimentar y ver qué pasa si pruebo algo que no haría naturalmente.

Para mí, esa es una manera de aprender sin convertir cada decisión en una obligación.

Y acá aparece algo que va más allá de las redes sociales: los sistemas que construimos para trabajar también necesitan revisarse cuando cambian las circunstancias. Un proceso que funcionaba bien cuando teníamos un solo proyecto quizás ya no sea el más adecuado cuando sumamos otro. Una rutina que antes nos facilitaba las cosas puede empezar a ocupar demasiado espacio. Y una estructura que creamos para ayudarnos puede terminar convirtiéndose en algo que tenemos que cumplir, aunque ya no responda del todo a lo que necesitamos.

No necesariamente tenemos que abandonar esos sistemas. Pero sí conviene preguntarnos, de vez en cuando, si siguen teniendo sentido.

Hacer lugar para lo que queremos hacer

Creo que, en el fondo, revisar los procesos tiene que ver con eso: con entender cómo estamos utilizando nuestros recursos y decidir qué queremos hacer con ellos. Y no me refiero solamente al tiempo. También están la energía, la atención y la capacidad que tenemos para pensar, crear, tomar decisiones y relacionarnos con otras personas.

Cuando empezamos un proyecto nuevo, solemos concentrarnos en todo lo que queremos hacer. Pensamos en las ideas que queremos desarrollar, las cosas que necesitamos aprender, las herramientas que vamos a utilizar y los objetivos que nos gustaría alcanzar. Pero pocas veces nos detenemos a revisar qué va a pasar con todo lo que ya estamos haciendo.

¿Cómo va a convivir ese proyecto nuevo con nuestro trabajo habitual? ¿Qué actividades van a necesitar más tiempo? ¿Qué cosas podríamos dejar de hacer? ¿Qué estamos dispuestas a cambiar y qué no queremos sacrificar?

A veces, la solución será delegar una tarea en otra persona. Si tenemos los recursos y encontramos a alguien que pueda hacerla bien, puede ser una excelente alternativa. Otras veces, podremos automatizar una parte del proceso o encontrar una herramienta que nos facilite el trabajo. Pero no siempre vamos a tener esas posibilidades. Sobre todo cuando estamos empezando un negocio, trabajando por nuestra cuenta o desarrollando un proyecto con recursos limitados.

En esos casos, entender nuestros procesos puede ayudarnos a encontrar pequeñas modificaciones que, sumadas, hagan una graaan diferencia. Quizás no necesitemos una herramienta nueva. Quizás solo tengamos que dejar de repetir un paso, preparar algo con anticipación o encontrar una manera más sencilla de resolver una tarea o entrenar una habilidad. Y quizás también descubramos que hay cosas que estamos haciendo por costumbre, porque alguna vez nos funcionaron o porque asumimos que así es como se hacen.

No todo lo que hacemos necesita cambiar. Pero tampoco todo lo que hacemos necesita quedarse como está. Parece medio rebuscado, pero oiga, que para humanos esto es algo completamente lógico.

Por eso, cuando siento que no me alcanza el tiempo, intento no caer automáticamente en la tentación de optimizar y meter más cosas en mi bolsa. Primero miro qué está pasando, qué partes de mi trabajo quiero conservar y cuáles puedo cambiar sin boicotearme. Obvio, no siempre voy a encontrar todas las respuestas de una vez. Algunas cosas las voy a resolver rápido y otras van a requerir ensayos, errores, puteadas, llantos, pataletas y volver a empezar.

Porque hay algo que no quiero perder de vista: los proyectos que decidimos construir tienen que encontrar un lugar en nuestra vida. Nunca al revés.

Una pequeña invitación

Si estás en una situación parecida, te propongo que elijas una actividad de tu negocio que hagas con frecuencia y que te esté llevando más tiempo del que te gustaría. Agarrá un papel y un lápiz. Reconstruí lo que hacés desde el principio hasta el final, tal como lo hacés. No como creés que deberías hacerlo, sino como lo estás haciendo.

Después, empezá a distinguir las partes que disfrutás, las que te resultan indiferentes y las que te gustaría que volaran por los aires. Fijate si hay pasos que se repiten, tareas que podrías simplificar o cosas que estás haciendo por costumbre.¿Qué partes querés conservar?

No hace falta que termines con un proceso perfecto, una automatización nueva o un sistema de productividad que te cambie la vida. Quizás alcance con descubrir una cosa que podés dejar de hacer de la manera en que la venías haciendo. No es todo o nada amiga, para eso se crearon las escalas.

A veces, para hacer lugar a lo nuevo, no necesitamos aprender a hacer más cosas. Necesitamos revisar cómo estamos haciendo las que ya hacemos.

 

Hasta aquí el post de hoy, gracias por quedarte hasta el final, amiga, sos muy lo más. 

¿Recién llegada?

Aquí encantada de conversar con vos sobre el tema, si te apetece.
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