To Do list: de la lista caos a la lista efectiva

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Fija nacional, cuanto más cosas tenés por hacer, menos ganas se te antojan. La lista kilométrica pegada en la heladera, dentro de la agenda o en planners muy cute te persigue todo el día y vos como que le andás escapando.

En esta época del año la lista pesa el doble y las ganas de tirarnos a tomar mate en el balcón crece exponencialmente.

Pero tranquila! Hoy te traigo una nueva dimensión para tu lista de tareas. Una dimensión con mariposas y pajaritos cantores.

Ese enigma llamado mente

Si te pido que recuerdes estos 4 números (sin anotarlos eh!)

5   587     302   904321

y te los vuelvo a preguntar dentro de 5 horas, es muy probable que no te los acuerdes.

Ahora, si te pido que recuerdes estos otros 10 números

2    4   6   8   10  12  14  16  18  20

es muy probable que dentro de 5 o 10 hs aún los tengas fresquitos.

Esto es porque la mente recuerda mejor las cosas con un sentido. Las cosas que forman parte de un Todo (en el segundo caso números pares del 2 al 20).

¿Te habías puesto a pensar en eso?

Si tu lista de tareas es un punteo sin sentido de mil cosas que hacer, es muy probable que termines olvidando o esquivando la mitad de ellas, o elijas hacer las que -en definitiva- no son prioritarias.

La «lista caos»

Te tiro un ejemplo:

• Cambiarle si o si el agua a las flores
• Preparar el traje para el acto escolar
• Pagar impuestos
• Cambiar las sábanas
• Mercería
• Dejar programado el CM (Community Manager) de mi emprendimiento
• Hacer las compras
• Café con Rita a las 18 hs
• Comprar en la dietetica
• Corregir pruebas de diseño
• Pensar el menú de hoy
• Ordenar el placard
• Comprar yerba
• Coser el pantalón negro
• Comprarle tinta a la impresora
• Sacarle fotocopia al documento
• Ordenar de la A a la Z los discos
• Mandar mail a proveedor con cantidades
• Empezar la dieta
• Buscar análisis del laboratorio
• comprar verdura

Esta lista es el resultado de cosas que recuerdo que tengo que hacer y las voy anotando en un papel. Pero esta no es una lista de tareas que sea muy productiva. Dentro del caos las prioridades se desdibujan y el agobio crece.

«Mandar mail a proveedor con cantidades «, por ejemplo, era una acción que debía hacer a las 7 AM, pero allí metida en el montón se me pasó de largo; ya son las 14 hs y mi pedido ya entrará para mañana.

La «lista efectiva»

Vamos a meter manos a la obra para que este rejunte de cosas se organice y cobre sentido. Vamos a podar, desmalezar y regar nuestro jardín de «obligaciones» para que las flores productivas crezcan más sanas y alegres.

1º – Organización

Es muy positivo que anote en un papel o libreta todas las cosas que van surgiendo o recuerdo que tengo que hacer. Sería genial que pudiéramos hacerlo el día previo, porque de esa manera podremos tener una idea aproximada de qué cosas priorizar y que cosas no.

Luego sí o sí hay que organizar ese rejunte amorfo y darle forma de «lista efectiva».

En principio podríamos re-organizar los items del ejemplo así:

A. Compromisos 

Aquí anotaremos los asuntos que requieren un tiempo estipulado y podremos incluir algunas tareas que por su proximidad temporal, espacial o de conveniencia valgan la pena.

7 AM Mandar mail a proveedor con cantidades (sería genial si pudiera especificar a cuál proveedor y qué cantidades tengo que mandar, me ahorra trabajo de buscar entre los mails o revisar mis mensajes del teléfono)

7:15 AM Corregir pruebas de diseño y enviarlas al XX

7:45 AM Dejar programado el CM de mi emprendimiento

/// Pagar impuestos por homebanking  (proximidad de conveniencia: ya estoy en internet)

14 hs Chequear el CM para interacción

18 hs Café con Rita en (lugar) [ahorramos buscar entre mails, mensajitos y demás. Es útil verificar qué bondi o subte nos deja y dejarlo ya anotado. ]

B. Home sweet home

• Pensar el menú de hoy
• Cambiar sábanas
• Cambiarle el agua a las flores
• coser el pantalón negro
• Preparar el traje para el acto escolar para XXX fecha (esto nos da margen, si llegamos agotadas, de saber si podemos resignar este item para mañana o tenemos que trasnochar sí o sí)

C. Salidas

• Compras (super  + verdulería + dietética + mercería)
• Sacarle fotocopia al documento (librería)
• Comprarle tinta a la impresora  (librería)
• Buscar análisis del laboratorio (queda camino al café donde me reuniré con Rita, Atienden de 8 a 18hs)

C bis. Compras 

• zapallitos / zanahoria / perejil / calabaza / etc.  (verdurería)
• Atún / desodorante / yerba /  etc  (super)
• arroz yamaní / pasas / curry / semillas de sésamo (dietética)
• Cintas de colores / lentejuelas / etc ( mercería)

Tener separada y a mano la lista de la compra es top! nos ahorra mil años deambulando por góndolas o mirando estanterías. Tener el menú semanal nos ahorra no solo tiempo sino dinero: solo compramos lo que vamos a usar esa semana.

Como  verán, de manera casi mágica el orden ayuda a organizarnos mejor y lo que parecía una lista insoportable, se transforman en acciones dentro de áreas coherentes entre sí.

2º – Sentido

Esta lista seguramente es 1/4 de lo que es su lista real de cosas ¿verdad? ¡Me imaginé! Por eso agrego este segundo punto como básico para armar la lista definitiva.

A veces nos emocionamos y terminamos agregando obligaciones insólitas como

• Ordenar de la A a la Z los discos
• Ordenar placares
• Limpiar el escritorio de mi compu
• Comenzar la dieta (justo cuando me reúno con mi amiga recién llegada de NY y nos reunimos en la patisserie más deli de Bs As)

Obvio no digo que no haya que realizar estas tareas o comenzar a cumplir estas metas… sino que debemos ser coherentes y no exigirnos más de lo humanamente posible. La dieta la comienzo el día siguiente de la reunión con Rita, llueve, truene o relampaguee ¿oK?. El resto de las cosas las acomodo de a una en los días más tranquilos o lo tomo como actividad familiar, con música, charlas o juegos (y de paso incorporo el hábito del orden en los más pequeños)

Las cosas con sentido es más factible que tendamos a realizarlas.

No hago CM: entablo un vínculo con mi comunidad

No ordeno la casa: Genero sensación de hogar

No hago las compras para cocinar: mimo a mi familia y la mantengo saludable

Tengo mucho más truquitos como este en el e-curso “Simplificá tu vida“.  Vas a ver cómo en 21 días podrás abrazar tu vida con alegría y productividad.